¿Por qué apostar por la integración de ERP con E-Commerce? El caso de éxito de Isesa.cl

Ante la creciente competencia de los mercados, uno de los factores más importantes para que funcione correctamente un E-commerce es su sincronización con el ERP (de las siglas en inglés, Enterprise Resource Planning), es decir, el software de Gestor de Recursos Empresariales. En pocas palabras, se trata de la aplicación que integra todas las transacciones operativas llevadas a cabo por una empresa en una sola plataforma. ¿Pero por qué debemos integrarlos?

Esta es una de las claves necesarias para mejorar la competitividad básica de las empresas. El ERP se ocupa de los procesos internos de una empresa tales como el planeamiento de la producción, la adquisición de materias primas, los inventarios, la logística y otros recursos. Y el E-Commerce gestiona los recursos externos de la empresa. Ambos son partes esenciales del desarrollo empresarial. La razón principal de dicha integración se encuentra en la necesidad de que la información empresarial circule en ambas direcciones ya que el cliente de un E-Commerce en todo momento debe disponer de información que reside en el ERP acerca de la disponibilidad de stock, precios y otros aspectos.

Si bien al comienzo de una tienda online es posible que a veces estas tareas se realicen de forma manual, con el aumento sostenido de las ventas se vuelve necesario e indispensable automatizar el proceso y realizar la integración del ERP con el E-Commerce.

Caso de éxito: Isesa.cl

Isesa es una empresa chilena con más de 50 años de trayectoria que se dedica a la fabricación, importación, exportación y distribución de abrasivos, herramientas, maquinarias y accesorios para el tratamiento de superficies.

La compañía solicitó los conocimientos de Known Online para desarrollar su E-Commerce y a la vez realizar la integración con su ERP que se llama QAD.

Isesa tenía la necesidad de encontrar una solución total para sus operaciones online de tal forma que la transición a la venta online mejorara debido a una automatización completa de la operación de venta. Mediante dicha automatización se lograría así evitar la intervención humana lo máximo posible para prevenir errores humanos y además mejorar el proceso de compra del cliente, bajar los costos de la empresa, y simplificar notablemente todo el proceso de venta.

Solución brindada por Known Online

Para lograr una solución total en los problemas de  venta, operación y el despacho de productos de Isesa,  Known Online ideó una estrategia con cuatro ejes principales donde se realizaron las siguientes acciones:

1) Creación de Tienda VTEX: En 75 días se desarrolló el sitio https://www.isesa.cl/ desde cero, creado sobre la plataforma VTEX que incluyó el diseño, maquetación, configuraciones del backend y capacitación al equipo interno.

2) Integración total de operaciones en VTEX con el ERP QAD: Integramos sistemas para que puedan comunicarse entre sí y automatizar procesos. De esta manera se realizó la sincronización de stock en cada una de sus bodegas, sincronización de precios, ingreso de órdenes y pedidos y el envío de facturación. Además se armó un portal llamado “Estado de pedidos” para que los clientes ingresen su número de orden y puedan hacer un seguimiento de sus pedidos a través de las notificaciones del sistema.

3) Integración del E-Commerce con medios logísticos: Se realizó el  ingreso de pedidos a operadores logísticos como enviame.io y Position de tal forma que cuando ingresa un pedido a la tienda VTEX se coloca dentro de su ERP y automáticamente se define a qué proveedor logístico es el que se tiene que enviar y también se notifica al cliente para que pase a buscar los productos cuando ya estén disponibles. Esto se configuró en base a regiones geográficas para que, dependiendo la zona y el tamaño del pedido, se utilice logística propia de Isesa o logística tercerizada para conseguir, de forma transparente para el cliente, el mejor precio y servicio.

Con esos tres puntos se logró que la empresa tenga automatizado todo el proceso de venta. Al ingresar una venta el mismo sistema hace que se cobre, se despache y se facture sin intervención humana, teniendo también la sincronización en tiempo real con el stock en depósito.

4) Omnicanalidad: Integramos el comercio offline y el E-Commerce para generar un proceso de compra omnicanal. Esto significa que hay una comunicación entre lo que sucede en lo online y offline de la empresa ya que permite el pick up en su propia tienda. Sincronizamos las tiendas físicas de Santiago de Chile así como las bodegas que no tienen acceso al público para que el cliente pueda seleccionar retiros express en menos de 24 hs en los locales disponibles de tal forma que hay una completa visibilidad sobre qué productos se pueden retirar del local y qué productos implican hacer un envío. 

Por otro lado, dentro de los mismos locales, los vendedores ahora tienen la capacidad de hacer chequeos de stock en los otros depósitos para evitar quiebre de stock y pérdidas de ventas. 

5) Soporte evolutivo: Isesa cuenta con soporte permanente por parte de Known Online para continuar mejorando la experiencia de los usuarios dentro de su tienda.

Resultados obtenidos

  • La propuesta brindada e implementada por Known Online solucionó completamente la necesidad del Isesa ya que la tienda ya está operativa y cuenta con una integración total de su sitio con su ERP. La automatización completa de sus operaciones a nivel online le permite potenciar sus ventas, disminuir sus costos y evitar errores humanos. 
  • Además aumentaron las ventas de los vendedores de las tiendas físicas debido a que evitan los quiebres de stock ya que cuentan con el stock total de la empresa y no solamente con el stock de su único local.